Palumbo Administraciones en FRA
La Administración Electrónica
E
s sabido que la profesión de ser
Administrador de Consorcios se esta tornando cada vez mas compleja, mas
profesional, lejos quedaron los tiempos en que cualquier persona podía
administrar un edificio, fuera cual fuera su profesión, desde contador a
jubilado, hoy los administradores deben estar cada vez más capacitados en
distintas áreas, cada vez deben estar más informados en temas laborales,
legales, fiscales, impositivos y de toda índole, y la informática no es algo
ajeno a esto. Es decir, saber cómo usar la computadora y todas sus herramientas,
es algo que todos los administradores deben aprender y actualizarse día a
día.
Empecemos por lo primero, ¿qué es la “Administración Electrónica”?: esta nos deriva al término “Tecnología” que significa, según Real Academia Española, la “aplicación de los conocimientos, métodos o instrumentos de la ciencia para propósitos prácticos”. Es decir, la utilización eficiente de los sistemas de computación. Vivimos en una época de ‘transición tecnológica”, una brecha en donde las empresas que evolucionen sobrevivirán o perecerán en el camino, tecnologías de geolocalización, consulta de expensas a través de la Web, posibilidad de pagar por Internet, debito automático, elija usted el punto, tan solo es la punta del iceberg. Antes uno utilizaba la “Guía” para buscar un servicio, hoy se ‘navega’ en Google y se busca ‘administrador de consorcios’.
¿Pero como se puede aplicar este concepto a la Administracion de Consorcios?
Es facil y difícil a la vez, pero la respuesta es una sola: invirtiendo. ¿Quien pensaba hace 20 años que la luz se pagaría por “pagomiscuentas.com”, o que las expensas se pagarían en cualquier cajero electrónico y/o Pago Facil, o que los administradores iban a tener que tramitar una clave fiscal de relaciones, o confeccionar declaraciones juradas para la AFIP y “subirlas” por Internet?
Ahora nadie se arriesgaría a tener un administrador que no tenga una infraestructura sólida, las nuevas administraciones cuentan con sistemas de computación hechos a su medida, donde pueden hacer seguimiento de los reclamos, balances de ingresos y egresos, proyecciones de expensas y lo principal: estadísticas.
Administradores visionarios ya se están avocando a una nueva realidad, la realidad 2.0, ¿Que significa esto? Lisa y llanamente, Internet, la capacidad de ofrecer un servicio personalizado a cada consorcista, que puedan consultar su expensa, ver las liquidaciones, ver las novedades, incluso ejercer la capacidad de contralor sin moverse de su casa, todo a través de Internet.
Imagínese sentado en su casa mientras lee el diario y tan sencillo como hacer
clic en “Abonar expensas”, la misma se debita de una cuenta especifica, o la
capacidad de hablar con los demás consorcistas mediante un ‘foro de mensajes’.
Claramente se necesitan consorcistas modernos, relegando al buen señor que
todavía pregunta que es “la Interne”, pero como siempre el que no evoluciona,
como los dinosaurios, tiende a desaparecer.
Son innumerables las tareas que pueden realizarse en forma electrónica, por ejemplo:
Seguimiento de reclamos y consultas vía Web. El
consorcista puede acceder por Internet y consultar el estado y evolución de su
reclamo por una determinada reparación o puede consultar a través de la red el
monto de las expensas a pagar o su historial de cuenta
corriente.
Envío de las liquidaciones de expensas por
mail. Ya no será necesario imprimir las liquidaciones e enviar
personal exclusivamente a repartir las liquidaciones, se pueden enviar de forma
mas facil y rápida por mail.
Area Cobranzas:
manejar todas las cobranzas electrónicamente. Ofreciendo una nueva opción de
pago, el consorcista puede abonar sus expensas todos los meses en entidades como
Pago Facil o Rapipago, o sin moverse de su casa, adhiriéndose al debito
automático de su tarjeta de crédito. En todos los casos se recibe por e-mail un
informe detallado de las cobrazas realizadas y el procesamiento de los datos es
mucho más rápido.
Organización de las carpetas en forma
digital: No manejar tantos papeles y archivos físicos durante
años, toda la documentación relativa a un Consorcio se puede organizar en la
computadora, guardando en distintas carpetas las notas, reglamentos, actas de
asamblea, presupuestos, libres deudas, etc. Se ahorra en papel y se gana en
eficiencia, se puede acceder y buscar la documentación de una forma más rápida y
efectiva, hasta cuando un consorcista requiera copia del Reglamento de
Copropiedad, se le puede enviar por mail con un solo
clic.
Facturación electrónica: son muchas las
empresas que envían sus facturas, presupuestos y otra documentación en forma
digital.
Control de gestión por parte del Consorcio vía
Web: que el Consejo de administracion pueda acceder, día a día, a
mirar por Internet los ingresos, gastos, balances y movimientos bancarios del
Consorcio. Esto de gran utilidad para el Consorcio y demuestra una transparencia
total del administrador.
Pagina Web para consultas:
Se puede crear una presencia efectiva por Internet, pagina Web con
foros para consultas y legislación sobre Consorcios, no solo para los consorcios
administrados sino para cualquier persona del mundo que quiera acceder a esta
información.
Beneficios:
Estas son solo algunas de las tareas que
pueden realizarse, pero sin dudas administrar de forma electrónica es mucho mas
facil, rápido y seguro, mejora la imagen de la empresa, disminuye las tareas
administrativas y genera una fundamental reducción de los costos internos de la
administracion.
Los administradores deben incentivarse y reorganizarse en el tema “Computación”. Para las generaciones más veteranas, los que no nacieron con una computadora en su casa, no les quedara otra que invertir tiempo y dinero en informática, porque sin dudas que en un futuro cercano todo se manejará en forma electrónica y este será uno de los principales factores del éxito de muchas administraciones.
Y recuerde que: “Cualquier cosa que la mente del hombre pueda concebir, también lo puede alcanzar” (W. Clement Stone)
Autor:
Adm. Adrián Palumbo
Palumbo
Administraciones
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